メールは最大のセキュリティホール!?

個人のミスで組織に損害を与えていませんか?

1日に数億件と言われる膨大なメールラッシュの中で、個人情報の漏洩やメールの誤送信(配信)事故が後を絶ちません。

ビジネスにおいてメールは頻繁に使われている反面、一歩使い方を間違えると「最大のセキュリティホール」になってしまう恐れがあります。使用する頻度が多ければ多いほど、また使用方法が乱雑であればあるほど、事故やトラブルとなるケースが増えてきます。取引先とトラブルを起こさない対策を私たち一人ひとりが身につけなければならないでしょう。

社会人にとってビジネスメールマナーの習得は大前提ですが、最近急速にメールに関連した法律が整備される中で、社員から派遣社員に至るまで、全ての従業員がメールのセキュリティ知識の習得や操作技能の向上を求められるケースが出てきています。

ビジネスで本格的にメールを利用するには、法律で罰せられないようルールを守り、個人のミスにより所属する組織に損害を与えないようにしなければならないのです。

あなたのビジネスメール実務レベルは?

メール実務における実例を10点ピックアップしました。あなたが「YES」と思うものはいくつあるでしょうか?

問 1 取引先から当社と同じドメイン名で迷惑メールが送られてくるというクレームがきたが、迷惑メールらしいので無視するように回答した。
問 2 User unknownとは、@以下のドメイン名が見つからないという意味である。
問 3 会社が勝手に社員のメールを閲覧することは許されない。
問 4 研究開発書類は、添付メールでやりとりしている。
問 5 お客様からメールで個人情報の開示請求があれば、すぐに返信し回答している。
問 6 たまに、迷惑メールに返信している。
問 7 50名を超えるお客様宛の案内メールは、CCで配信し、配信先が確認できるようにしている。
問 8 新聞記事をスキャンして、会社のメールマガジンに添付して配信した。
問 9 会社のメールは常に、自宅のPCに自動転送されている。
問10 取引先の病院へ新薬案内をメールで送る際、300人分の個人別臨床試験データを添付して送信した。

もし、1つでも「YES」と思った方は、
ビジネスメール実務の教育が必要かもしれません。

業務で使うメールアドレスやメールソフトなどのメールシステムは、会社から社員に貸与されたもので、使用責任は利用者にあります。したがって、利用者はメールの操作知識だけでなく、メールの使用や管理に関する会社のルールや、メールに関係する一般的な法律を守らなくてはいけないのです。

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