ビジネスにメールマナーが必要な理由

あなたは自分のメールに不安を感じたことはありますか?

ビジネスコミュニケーションの中核としてメールが利用されるようになりましたが、挨拶の仕方や電話応対、文書の書き方などの教育メニューが充実している分野とは異なり、ビジネスメールのルールやマナーを学んだ経験を持つ人は、非常に少ないのが現状です。実際に、多くの人がメールでの失敗や不快な経験をしているのではないでしょうか。

有限会社アイコミュニケーションが実施した「ビジネスメール実態調査アンケート2009」によると、次のようなデータが出ています。

  • 70%の人が自分のメールに不安を感じたことがある。
  • 過去1年で、55.1%の人がメールで失敗したことがある。
  • 過去1年で、73.4%の人がメールを受け取って不快に思った経験がある。
  • 不快に思った経験がある人が挙げたその内容の44.8%が「内容(本文)が分かりにくいメール」である。
  • 98%の方がメール教育の必要性があると感じている。

あなたの会社では、このようなビジネスメールにおける失敗や不安を解消し、メールでのビジネスコミュニケーションをより円滑にするための教育をしているでしょうか?

あなたのビジネスメールマナーレベルは?

メール対応における実例を10点ピックアップしました。「YES」と思うものはいくつあるでしょうか?

問 1 本日、14時からクライアントとのアポイントがあったが、朝9時の時点で訪問できないことがわかったので、すぐにメールで連絡した。
問 2 いつも件名は「××商事の○○です」と統一している。
問 3 本文の冒頭に挨拶を入れた場合は、末文の挨拶は入れない。
問 4 太文字や文字に色をつけて強調などができるので、HTML形式でメールを書いている。
問 5 一斉にメールを送りたかったので、面識がないクライアント25名をCCに入れてメールを送った。
問 6 昨日、名刺交換をした人に営業資料(パワーポイント20MB)をメールに添付して送った。
問 7 時間がなかったので、説明は何も書かずに、転送ボタンを押してメールを転送した。
問 8 相手のメールがわかりにくかったので、引用部分に加筆をしたり、言い回しを変えてあげた上で、返信をした。
問 9 「なるべく早く回答してください」と丁寧なメールを送った。
問10 メールを見る回数を増やせば、メール処理のスピードアップができる。

もし、1つでも「YES」と思った方は、
ビジネスメールマナーの教育が必要かもしれません。

メールは相手に不快に思われないことが大前提となります。組織においては、従業員全員がビジネスメールマナーを習得しない限り、このような問題がなくなることはないでしょう。

あなたの会社もビジネスメールマナーの教育を

ビジネスメールのマナーを知らないということは、交通ルールを知らずに道路に飛び出すようなものです。あなたは、子供の頃に自転車に乗ることを覚えたと思いますが、そのときに「止まれで止まる」とか「車道の端を走る」とか「歩行者優先」などの基本的なルールは学んでいたのではないでしょうか?

この基本ルールを学んでいないと、危なくて道路を走ることができません。場合によっては、大事故につながってしまうかも知れません。

ビジネスメールのルールというのも実はこれと同じです。ルールを学んだことがないというのは、勝ち方を知らないままビジネスの世界で戦っているようなものです。これでは、ライバルとの差がついたり、ビジネスで結果が出せなくても仕方ないかもしれません。また、ルールを知らないがために取引先とのトラブルを起こすことも十分考えられるのです。

自己流メールは危険なものという認識を持ち、一般的なメールのルールやマナーを学んでいただくことで、まずは最低限不快に思われないメールを。そして、きちんと心が伝わるワンランク上のメールを書けるようにしましょう。

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